До подписания товарной накладной, акта приема-передачи или иного документа, подтверждающего приемку товара, рекомендуется убедиться в следующем:
Соответствует ли количество товара условиям договора, спецификации, товарной накладной или иным сопроводительным документам.
Соответствует ли ассортимент товара согласованной номенклатуре.
Проверена ли комплектность товара, если договором предусмотрена поставка комплектов, оборудования или отдельных узлов.
Отсутствуют ли видимые недостатки товара, включая повреждения, дефекты, следы вскрытия упаковки или механические повреждения.
Соответствует ли маркировка товара условиям договора, технической документации и сопроводительным документам.
Переданы ли все документы, предусмотренные договором, включая счета-фактуры, сертификаты соответствия, паспорта качества, инструкции по эксплуатации, гарантийные талоны и иные документы.
Совпадают ли сведения в товарной накладной с фактически поставленным товаром (наименование, количество, характеристики, серийные номера, артикулы).
Соблюден ли порядок приемки товара, установленный договором поставки.
Не содержит ли товарная накладная или акт приема-передачи формулировок, подтверждающих отсутствие претензий, если фактически товар еще не проверен либо имеются замечания.
Зафиксированы ли выявленные недостатки в отдельном акте либо непосредственно в документах о приемке товара.
Сделаны ли фотографии или видеозапись выявленных недостатков, повреждений упаковки или несоответствия товара.
Уведомлен ли поставщик о выявленных недостатках способом и в сроки, предусмотренные договором.
Сохранены ли упаковка, пломбы, маркировка и иные доказательства, если они могут иметь значение при дальнейшем разрешении спора.
Подписывается ли документ уполномоченным представителем организации, имеющим соответствующие полномочия.
Сохранились ли документы, подтверждающие дату и способ передачи товара, поскольку именно они впоследствии могут иметь значение при определении момента исполнения обязательства поставщиком.
💡 Практический совет
Если при приемке товара отсутствует возможность провести его полную проверку (например, требуется испытание оборудования, лабораторные исследования или проверка скрытых недостатков), не рекомендуется подписывать документы с формулировкой «товар принят без замечаний». В такой ситуации целесообразно предусмотреть в договоре поставки право на последующую проверку качества товара, порядок оформления выявленных недостатков и сроки уведомления поставщика. Это позволит существенно снизить риск возникновения споров о моменте обнаружения недостатков и сохранить возможность предъявления соответствующих требований.