Цифровизация трудовых отношений в Казахстане постепенно превращает Единую систему учета трудовых договоров из формального реестра в полноценный источник сведений о трудовой деятельности работников.
С 12 июля 2026 года действует обновленная редакция отдельных положений Правил представления и получения сведений о трудовом договоре в ЕСУТД, утвержденных приказом Министра труда и социальной защиты населения Республики Казахстан от 3 сентября 2020 года № 353.
Для работодателя это означает одно: недостаточно подписать с работником трудовой договор и хранить его в кадровой документации. Необходимо своевременно и корректно отражать предусмотренные законодательством сведения в ЕСУТД.
Разберем, что именно должен делать работодатель, какие сроки необходимо соблюдать и на какие моменты стоит обратить особое внимание в 2026 году.
Что такое ЕСУТД
Единая система учета трудовых договоров - это цифровая система, предназначенная для автоматизации учета трудовых договоров, трудовой деятельности и численности работников.
Правила определяют порядок как передачи сведений работодателями, так и получения информации из системы работниками и работодателями.
Поэтому сегодня ЕСУТД необходимо рассматривать не как отдельную кадровую формальность, а как часть документального оформления трудовых отношений.
Какие сведения работодатель обязан передать в ЕСУТД
При заключении трудового договора работодатель вносит в систему основные сведения о сторонах и условиях трудовых отношений.
В частности, передаются:
ИИН работодателя - физического лица либо БИН работодателя - юридического лица;
ИИН работника;
трудовая функция - специальность, профессия, квалификация или должность;
место выполнения работы;
срок трудового договора;
дата начала работы;
дата заключения и порядковый номер трудового договора.
Обязанность работодателя распространяется не только на заключение договора, но также на изменения и дополнения к нему и прекращение трудовых отношений.
Это важный практический момент.
Работодатель не может ограничиться первоначальной регистрацией работника в системе. ЕСУТД должна отражать актуальное состояние трудовых отношений.
Как сведения передаются в ЕСУТД с 12 июля 2026 года
С 12 июля 2026 года пункт 4 Правил действует в новой редакции.
Теперь работодатель может представлять сведения:
путем интеграции своей цифровой системы кадрового обеспечения с ЕСУТД;
через единую цифровую платформу занятости «Электронная биржа труда»;
через иные цифровые системы автоматизации учета трудовых договоров, интегрированные с ЕСУТД.
При работе через Электронную биржу труда работодатель регистрирует личный кабинет с подтверждением ЭЦП, заполняет необходимые сведения и направляет их в ЕСУТД, подписывая электронной цифровой подписью.
То есть Правила допускают использование работодателем собственной кадровой цифровой инфраструктуры, однако она должна быть соответствующим образом интегрирована с ЕСУТД.
Сведения может подавать непосредственно работодатель либо руководитель кадровой службы, если такая обязанность возложена на него актом работодателя.
Для компаний это означает, что полномочия лица, фактически работающего с ЕСУТД, желательно закреплять внутренним документом работодателя, а не оставлять исключительно на уровне сложившейся практики.
Главная зона риска - сроки
Большинство практических вопросов возникает не столько из-за содержания передаваемой информации, сколько из-за несвоевременного внесения сведений.
Правила устанавливают разные сроки в зависимости от кадрового события.
Новый трудовой договор - 5 рабочих дней
Сведения о вновь заключенном трудовом договоре необходимо внести в ЕСУТД не позднее пяти рабочих дней со дня его подписания обеими сторонами.
Отсчет, таким образом, связан именно с подписанием договора, а не с первым рабочим днем сотрудника.
Это особенно важно, если договор заключается заранее.
Например, стороны подписали трудовой договор 10 августа, а работник должен приступить к работе 17 августа. Срок передачи сведений необходимо рассчитывать от даты подписания договора, а не ожидать фактического выхода работника.
Изменения в трудовом договоре - 15 календарных дней
Если стороны подписали изменение или дополнение к трудовому договору, соответствующие сведения должны быть внесены работодателем в ЕСУТД не позднее 15 календарных дней со дня подписания документа обеими сторонами.
Поэтому изменение должности, места выполнения работы, срока договора либо иных отражаемых в ЕСУТД данных необходимо сопровождать не только оформлением соответствующих кадровых документов, но и обновлением информации в системе.
Прекращение трудового договора - 3 рабочих дня
Для прекращения трудовых отношений установлен еще более короткий срок.
Работодатель обязан внести информацию о прекращении трудового договора в ЕСУТД не позднее трех рабочих дней со дня прекращения договора.
После того как сведения о прекращении договора уже внесены, самостоятельно изменять их в обычном порядке работодатель не может.
Правила предусматривают, что последующее изменение или дополнение таких сведений осуществляется уполномоченным государственным органом по труду на основании обращения работодателя или работника в соответствии с АППК Республики Казахстан.
Поэтому перед окончательным внесением информации о прекращении договора имеет смысл дополнительно проверять дату и основания кадрового документа.
Исправление ошибки после прекращения трудовых отношений становится процедурно сложнее обычной корректировки действующего договора.
Продление срочного трудового договора - отдельное действие
Отдельное правило предусмотрено для продления срока действия трудового договора, заключенного на определенный срок.
Работодатель должен внести соответствующую информацию в ЕСУТД в течение 15 рабочих дней со дня продления срока действия договора.
Это необходимо учитывать работодателям, которые регулярно используют срочные трудовые договоры.
Продолжение работы сотрудника само по себе не означает, что сведения в цифровой системе автоматически будут соответствовать фактическим трудовым отношениям.
Что делать, если в ЕСУТД допущена ошибка
Правила предусматривают специальный механизм корректировки первоначально внесенных сведений.
При выявлении ошибки работодатель в течение 30 рабочих дней со дня внесения первоначальных сведений:
исправляет ошибку, если неправильно были введены сведения о трудовом договоре;
удаляет сведения, если неправильно указаны реквизиты работника и (или) работодателя.
Следовательно, внутренний контроль правильности регистрации трудовых договоров желательно проводить не спустя несколько месяцев, а непосредственно после передачи сведений.
Восстановление работника на работе также необходимо отражать в системе
Если работник восстановлен на работе, работодатель должен внести соответствующие корректировки в ЕСУТД в течение 10 рабочих дней со дня восстановления.
При этом указываются дата, номер решения и орган, которым принято решение о восстановлении работника.
Это особенно важно в трудовых спорах.
Исполнение решения о восстановлении работника не должно ограничиваться изданием приказа и фактическим допуском сотрудника к работе. Необходимо привести в соответствие и сведения в ЕСУТД.
ЕСУТД содержит не только сведения о самом договоре
Работодатель также направляет дополнительные сведения, включая:
режим рабочего времени и отдыха;
информацию о выходе работника в отпуск в связи с беременностью и рождением ребенка;
сведения об отпуске в связи с усыновлением новорожденного ребенка;
сведения об отпуске без сохранения заработной платы по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста.
Указанные сведения удостоверяются электронной цифровой подписью работодателя.
Поэтому работа с ЕСУТД должна быть встроена во всю кадровую деятельность компании, а не осуществляться исключительно на этапе приема и увольнения сотрудников.
Что изменилось для работников с 12 июля 2026 года
Обновленные Правила предусматривают, что работник получает содержащиеся в ЕСУТД сведения через личный кабинет физического лица на веб-портале «цифрового правительства».
После внесения работодателем соответствующих данных они автоматически отражаются в личном кабинете работника в течение одного рабочего дня.
Это повышает прозрачность кадрового учета.
На практике работник получает возможность самостоятельно увидеть сведения, которые работодатель передал о его трудовых отношениях.
Поэтому расхождения между подписанными кадровыми документами и информацией в ЕСУТД могут быть выявлены самим работником достаточно быстро.
Может ли новый работодатель получить сведения о предыдущей трудовой деятельности
Да, но не автоматически и не без согласия человека.
Работодатель может получить содержащиеся в ЕСУТД сведения о трудовой деятельности претендента или работника только с его предварительного согласия и при наличии предусмотренной Правилами интеграции.
Предварительное согласие предоставляется претендентом или работником в цифровой системе кадрового обеспечения работодателя с использованием ЭЦП.
Таким образом, наличие сведений в ЕСУТД не означает их свободную доступность для любого потенциального работодателя.
При работе с такой информацией должны соблюдаться требования законодательства о персональных данных и их защите.
Что работодателю стоит проверить в 2026 году
С учетом действующей редакции Правил работодателям целесообразно провести внутренний аудит работы с ЕСУТД.
В первую очередь необходимо проверить:
1. Кто отвечает за внесение сведений.
Если данные передает руководитель кадровой службы, соответствующая обязанность должна быть закреплена актом работодателя.
2. Соблюдаются ли разные сроки для разных кадровых событий.
Необходимо разграничивать:
5 рабочих дней - для нового трудового договора;
15 календарных дней - для изменений и дополнений;
3 рабочих дня - для прекращения договора;
15 рабочих дней - для продления предусмотренного Правилами срочного договора;
10 рабочих дней - для корректировки сведений при восстановлении работника.
3. Совпадают ли сведения в ЕСУТД с кадровыми документами.
Особое внимание необходимо уделять:
должности;
месту работы;
сроку договора;
дате начала работы;
дате и номеру договора;
сведениям о прекращении трудовых отношений.
4. Проверяются ли сведения после их внесения.
Ошибки лучше выявлять сразу, поскольку после внесения информации о прекращении трудового договора порядок ее изменения становится значительно сложнее.
5. Соблюдаются ли требования к персональным данным.
Получение работодателем сведений о трудовой деятельности претендента или работника требует его предварительного согласия.
Настоящий материал носит исключительно информационный характер.
Информация подготовлена на основании законодательства Республики Казахстан, действовавшего на дату публикации материала. В связи с возможными изменениями законодательства и особенностями конкретной ситуации применение изложенной информации без получения индивидуальной юридической консультации может быть некорректным